Medan, Direktorat Reformasi Birokrasi dan Transformasi – Fakultas Pertanian telah menyelenggarakan Pelatihan Aplikasi Satu Atap (ASA) dan e-Learning     di Fakultas Pertanian USU pada Sabtu, 15 Oktober 2022 di Gedung DH Penny. Acara diselenggarakan secara hybrid, daring dan luring melalui Zoom. Kegiatan ini menghadirkan Direktur dan Staf Direktorat Reformasi Birokrasi dan Transformasi USU, Dr. Nurman Achmad., S.Sos., M.Soc.SC dan Nurul Indah Saraswati., S.I.Kom., serta salah seorang Dosen Pertanian, Galih Ari Wirawan Siregar, S.Pt., M.S, sebagai pemateri dalam kegiatan pelatihan ini. Kegiatan ini dibuka oleh Wakil Dekan I Fakultas Pertanian, Dr. Lisnawita SP., M.Si. dan diikuti oleh Dosen, Tenaga Kependidikan Pegawai, dan Mahasiswa sebagai peserta pelatihannya. Pelatihan pertama dibawakan oleh Direktur Direktorat Reformasi Birokrasi dan Transformasi, Dr. Nurman Achmad., S.Sos., M.Soc.SC.

Dalam penyampaian materi, Direktur menjelaskan seputar penggunaan e-Learning    pada mahasiswa dan dosen. Penjelasan materi disampaikan secara detail dan praktik langsung, baik secara daring maupun luring sehingga para peserta dapat langsung mempraktikkan penggunaan e-Learning    ini. Meskipun penggunaan e-Learning di Fakultas Pertanian telah dilakukan sejak lama, namun penggunaannya masih belum optimal dan belum massif. Sehingga, Dekanat fakultas memutuskan untuk melaksanakan pelatihan ini mengingat USU sedang gencar melakukan internasionalisasi.

Pelatihan kedua dilanjutkan oleh Dosen Fakultas Pertanian, Galih Ari Wirawan Siregar, S.Pt., M.S. pelatihan kedua masih membahas seputar e-Learning. Jika pada sesi Direktur e-Learning     dibahas secara teknis, maka pada sesi kedua ini Galih membahas e-Learning secara langsung dan relevan dengan bahan ajar Fakultas Pertanian. Sehingga para dosen dan mahasiswa tidak lagi hanya sekedar mencoba-coba, tetapi sudah langsung melaksanakan e-Learning itu sendiri layaknya sedang melaksanakan perkuliahan. Pada pelatihan e-Learning, kedua pemateri menjelaskan segala fitur-fitur yang ada di e-Learning, termasuk pada tampilan e-Learning untuk dosen dan mahasiswa, sistem presensi, kuis, materi, dan ujian yang dilaksanakan melalui e-Learning. Pelatihan e-Learning berlangsung selama 4 jam dan sangat kondusif baik secara daring maupun luring.

Kegiatan dilanjutkan ke pelatihan Aplikasi Satu Atap (ASA) yang dibawakan oleh Staf Direktorat Reformasi Birokrasi dan Transformasi, Nurul Indah Saraswati., S.I.Kom. Nurul menjelaskan mekanisme pengajuan surat yang dapat dilakukan mahasiswa untuk keperluan administrasi akademik fakultas. Di Fakultas Pertanian sendiri, penggunaan ASA masih terbatas pada empat jenis surat saja, yakni Surat Izin Penelitian, Surat Izin Pre Penelitian, Surat Aktif Kuliah Kembali, dan Surat Keterangan Alumni. Selebihnya dilaksanakan secara manual melalui Bagian Akademik fakultas. Sama seperti pelatihan e-Learning, pelatihan ASA ini juga dilaksanakan secara langsung sembari pemateri menjelaskan alur pengajuan suratnya. Nurul mengatakan bahwa ada 25 jenis surat yang dapat diurus di ASA USU, yakni:

1. Surat Permohonan Bukti Penyerahan Skripsi/Tugas Akhir,
2. Surat Keterangan Nilai
3. Surat Permohonan Berhak Mengikuti Uj Ian Skripsi/Tugas Akhir
4. Surat Permohonan Magang/Internship
5. Surat Permohonan Pengambilan Ijazah/Transkrip Akademik
6. Surat Permohonan Izin Penelitian
7. Surat Permohonan Izin Pra Penelitian
8. Surat Permohonan Pengajuan Judul Skripsi/Tugas Akhir
9. Surat Permohonan Keterangan Alumni
10. Surat Permohonan Penerbitan Karya Ilmiah/Jurnal Mahasiswa
11. Surat Permohonan Undangan Uj Ian Skripsi/Tugas Akhir
12. Surat Permohonan Undangan Seminar Proposal/Hasil Penelitian
13. Surat Permohonan Rekomendasi Beasiswa
14. Surat Permohonan Pernyataan Aktif Kuliah Untuk Biaya Tanggungan Orang Tua
15. Surat Izin Tidak Mengikuti Perkuliahan
16. Surat Permohonan Kehilangan
17. Surat Permohonan Keterangan Aktif Kuliah Mahasiswa
18. Surat Permohonan Akreditasi Program Studi
19. Surat Permohonan Pembimbing Skripsi/Tugas Akhir
20. Surat Permohonan Penundaan Kegiatan Akademik (Pka)
21. Surat Permohonan Keterlambatan Pembayaran Spp
22. Surat Permohonan Praktikum/Praktek Kerja Lapangan
23. Surat Permohonan Uj Ian Khusus
24. Surat Permohonan Mengundurkan Diri
25. Surat Permohonan Aktif Kuliah Kembali (AKK)

Sembari menjelaskan, Nurul meminta para peserta, khususnya mahasiswa untuk mencoba langsung menggunakan ASA. Nurul dibantu oleh Operator ASA Fakultas Pertanian, Maulida Sari, untuk memverifikasi langsung mahasiswa yang mencoba mengajukan surat. Dengan praktik secara langsung maka mahasiswa tidak akan kesulitan untuk mengajukan surat di kemudian hari.

Masih banyaknya pengurusan surat melalui ASA di Fakultas Pertanian menjadi perhatian penting untuk para pimpinan Fakultas mengingat USU tengah melaksanakan program ZI WBK dan sistem digitalisasi administrasi. Pimpinan fakultas berharap melalui pelatihan ini, sivitas akademika Fakultas Pertanian dapat memahaminya dan mulai menerapkannya.